Artikel 1

Lid 1: De bepalingen in dit reglement zijn van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van V.V.S. Uranymus (hierna te noemen: “de vereniging”), zoals deze voor het laatst bij notariële akte zijn vastgesteld. Elke bepaling in de wet of in de statuten heeft voorrang boven hiermee strijdige bepaling in dit reglement.

Lid 2: Dit huishoudelijk reglement is van kracht vanaf 11 maart 2024.

Artikel 2 zittingstermijn

De zittingstermijn voor het bestuur is standaard één jaar. Bestuursleden zijn aansluitend herbenoembaar.

Artikel 3 benoeming van bestuursleden

Lid 1: Een algemene ledenvergadering, waarin een nieuw bestuur wordt benoemd, moet ten minste 14 dagen van tevoren schriftelijk worden aangekondigd.

Lid 2: In de regel bestaat een bestuur uit zes personen: een voorzitter, secretaris, penningmeester, vice-voorzitter, commissaris-extern en een commissaris-educatie.

Lid 3: Ieder lid kan kandidaat worden gesteld voor een functie binnen het bestuur, mits het lid minstens zes maanden lid is en de functie nog maar één keer heeft bekleed.

Lid 4: Het stemmen op de kandidaat-bestuursleden gebeurt anoniem en schriftelijk.

Lid 5: De kandidaat-bestuursleden komen op één stembrief te staan. Kandidaat-bestuursleden mogen bij deze stemming niet stemmen.

Artikel 4 taken bestuursleden

Lid 1: Alle bestuursleden hebben de volgende taken:

1. Het uitoefenen van controles op naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.
2. Het onderhouden van contacten met de leden, met als doel op de hoogte te zijn van de plannen en wensen van de leden, zodat deze eventueel ter sprake kunnen komen op een vergadering.
3. Het naar buiten treden namens het bestuur en de vereniging.
4. Zijn of haar mening en/of advies uitbrengen over zaken, die aan de orde zijn tijdens algemene leden- en bestuursvergaderingen.
5. Een jaarverslag uitbrengen op het einde van het bestuursjaar, voorafgaande aan de bestuurswissel.
6. Het verder stimuleren, organiseren en coördineren van de vereniging.
7. Verantwoordelijkheid dragen over één of meerdere commissies.

Lid 2: De taken van de voorzitter bestaan verder uit:

1. Het maken van een agenda voor elke algemene leden- en bestuursvergadering.
2. Het voorzitten van algemene leden- en bestuursvergaderingen.

Lid 3: De taken van de secretaris bestaan verder uit:

1. Het notuleren van alle bestuur-gerelateerde vergaderingen  (bijvoorbeeld algemene leden- en  bestuursvergaderingen) en deze notulen verspreiden onder bestuursleden en respectievelijke leden.
2. Het beheren en bijhouden van persoonsgegevens van leden en reünisten.
3. Het verzenden van berichten naar leden en reünisten.

Lid 4: De taken van de penningmeester bestaan verder uit:

1. Het opstellen van de jaarbegroting.
2. Het innen en beheren van de financiële middelen van de vereniging.
3. Erop toezien dat de leden hun financiële verplichtingen nakomen.
4. Het boekhouden van alle inkomsten en uitgaven en deze boeken ter inzage verstrekken aan alle leden indien hierom wordt gevraagd.
5. Het presenteren van een halfjaarlijks overzicht waarin de penningmeester toelichting geeft op de gedane uitgaven van het afgelopen halfjaar en een inzicht geeft van de toekomstige kosten in het komende halfjaar.

Lid 5: De taken van de vice-voorzitter bestaan verder uit:

1. Het ondersteunen van en invallen voor de voorzitter indien nodig.
2. Het verzorgen van een wintersportreis voor de leden indien hier genoeg animo voor is.
3. Hoofdverantwoordelijkheid dragen over het organiseren van het mentoren- en introductiekamp.
4. Het opstellen van het jaarrooster van de vereniging.

Lid 6: De taken van de Commissaris-extern bestaan verder uit:

1. Het opzetten en onderhouden van contacten met externe bedrijven en verenigingen.
2. Het werven van sponsoren en het onderhouden van het sponsorbeleid.
3. Verantwoordelijkheid nemen over het uitlenen en de verhuur van eigendommen van de vereniging.

Lid 7: De taken van de Commissaris-educatie bestaan verder uit:

1. Het onderhouden van het contact voor de (gedeelde) sociëteit en het bestuur daarvan.
2. Verantwoordelijkheid nemen voor de educatieve activiteiten en de educatiecommissie.
3. Verantwoordelijkheid dragen over het bijlesprogramma.

Lid 8: De voorzitter of zijn vervanger heeft het recht iemand tijdens een algemene ledenvergadering het woord te geven en/of een discussie te sluiten. Ook kan hij een persoon die zich misdraagt tijdens een vergadering gelasten de vergadering te verlaten.

Lid 9: Alleen bestuursleden zijn bevoegd een voorstel in te dienen bij het bestuur met de bedoeling een lid die zich op welke manier dan ook ernstig heeft misdragen, te schorsen.

 

Artikel 5: wissel van bestuursleden

Lid 1: Het nieuwe bestuur neemt op de eerste algemene ledenvergadering van het nieuwe verenigingsjaar de taken van het scheidend bestuur over, tenzij er een tussentijdse wissel of aanvulling plaats vindt. In dit geval begint het nieuwe bestuurslid op een door het bestuur te bepalen datum.

Lid 2: Na de instemming van het kandidaatsbestuur of het uitreden van het bestuur wordt er een drankje ad fundum gedronken, gemaakt door de respectievelijk het zittende bestuur en bestuursleden die niet aftreden of door hun aangewezen vervangers.

Lid 3: De wissel is officieel na het opspelden van het bestuur speldje en het tekenen van de formuleren van de Kamer van Koophandel.

Lid 4: De bestuur ontgroening wordt jaarlijks georganiseerd op mentorkamp. Bestuur vraagt en benoemd een organisator op een door hun bepaalde manier.

Artikel 6 Plichten van de leden

Lid 1: Leden dienen zich te houden aan de statuten en het huishoudelijk reglement van Uranymus.

Lid 2: Leden worden gehouden tot het betalen van de door de ALV bepaalde contributie voor het lidmaatschap van de vereniging. Ereleden en zittende bestuursleden betalen géén contributie.

Lid 3: Kosten die ontstaan door het organiseren en/of het deelnemen aan een activiteit, dienen alleen te worden betaald door diegenen die ook daadwerkelijk participeerde aan de desbetreffende activiteit of schriftelijk had aangegeven deel te nemen aan deze activiteit.

 

Artikel 7 de rechten van de leden

Lid 1: Ieder lid van de vereniging heeft recht op deelname aan alle activiteiten en algemene ledenvergaderingen van de vereniging.

Lid 2: Ieder lid heeft recht van spreken en adviseren tijdens een algemene ledenvergadering.

Lid 3: Ieder lid heeft recht tot indienen van voorstellen op de algemene ledenvergaderingen. Hierover moet een stemming worden gehouden. Een dergelijk voorstel dient zeven (7) dagen na het verzenden van de uitnodiging schriftelijk ingediend te zijn bij het bestuur.

Lid 4: Leden dienen korting te krijgen, ten opzichte van niet leden, op activiteiten die financiering krijgen vanuit de vereniging.

Lid 5: De rechten, vermeld in lid 1, 2, 3 en 4 van dit artikel, vervallen als een lid geschorst is, conform artikel 7 van de statuten van de vereniging.

Artikel 8 Plichten van de reünisten

Lid 1: Reünisten dienen zich te houden aan de statuten, het huishoudelijk reglement en overige beleidsstukken van V.V.S. Uranymus.

Lid 2: Reünisten worden gehouden tot het betalen van de door de ALV bepaalde contributie voor het lidmaatschap van de vereniging. Deze is tenminste lager dan die van ‘gewone’ leden.

Lid 3: Kosten die ontstaan door het organiseren en/of het deelnemen aan een activiteit, dienen alleen te worden betaald door diegenen die ook daadwerkelijk participeerden aan de desbetreffende activiteit of schriftelijk had aangegeven deel te nemen aan deze activiteit.

Artikel 9 Rechten van de reünisten

Lid 1: Iedere reünist van de vereniging heeft recht op deelname aan alle evenementen van de vereniging. Zij mogen echter alleen deelnemen aan de algemene ledenvergaderingen als het bestuur daartoe besluit en zijn dan niet stemgerechtigd.

Lid 2.a: Reünisten krijgen korting op grote, niet jaarlijkse activiteiten. Dit zijn in de regel het Lustrum, het Gala en de Cantus. Tenzij het bestuur, met gegronde redenen, een uitzondering maakt..

Lid 2.b: Reünisten krijgen korting op de volgende grote, jaarlijkse activiteiten: Mentorkamp, Zeilkamp en de Wintersportreis. Tenzij het bestuur, met gegronde redenen, een uitzondering maakt.

Lid 3: Reünisten krijgen toegang tot de foto’s van activiteiten.

Lid 4a: Reünisten mogen lid worden van de commissies van de vereniging. Bij het vormen van de commissie wordt echter voorrang verschaft aan de leden van de vereniging.

Lid 4b: Reünisten mogen worden aangewezen op voorzitter- of penningmeesterschap van een commissie. Er wordt hierbij echter voorrang verschaft aan de leden van de vereniging. 

Lid 5: De rechten, vermeld in lid 1 tot en met lid 4 van dit artikel, vervallen als een reünist geschorst is, conform artikel 10 van de statuten van de vereniging. 

Artikel 10

Lid 1: Een lid dient het verzoek van uitschrijving te hebben gedaan schriftelijk (via elektronische weg) aan de Secretaris van de vereniging.

Lid 2: Indienen van een dergelijk verzoek moet gedaan worden voor 31 juli en betekenen uitschrijving voor het verenigingsjaar volgend op deze uiterste uitschrijfdatum. Verzoeken na 31 juli worden gezien als uitschrijvingen voor 31 juli een jaar later.

Lid 3: Bij uitschrijving kan een lid, mits deze voldoet aan de in de statuten gestelde eisen (artikel 5 lid 4), zijn lidmaatschap omzetten naar het reünisten lidmaatschap.

Lid 4: Een oud-lid kan zich altijd her inschrijven.

Artikel 11 Algemene ledenvergaderingen

Lid 1: Er wordt minimaal één (1) keer per halfjaar een algemene ledenvergadering gehouden.

Lid 2: De algemene ledenvergadering moet minimaal twee (2) weken van tevoren schriftelijk, via een elektronische weg (doormiddel van een email) zijn aangekondigd aan de leden.

Lid 3: Op besluit van het bestuur kunnen reünisten worden uitgenodigd, maar zij zullen géén stemrecht hebben.

 

Artikel 12 de stemming

Lid 1: Het na een stemming uitgesproken oordeel van de voorzitter van de algemene ledenvergadering omtrent de uitslag van een stemming is beslissend. Dit geldt voor een oordeel over een mondelinge als schriftelijke stemming.

Lid 2: Vindt er onmiddellijk na het uitspreken van het, in lid 1 bedoelde, oordeel twijfel plaats over dat oordeel of over de inhoud van het genomen besluit, dan moet er een nieuwe stemming plaatsvinden. Het eerder genomen besluit vervalt dan en het tweede besluit is bindend.

Lid 3: Een stemgerechtigde is iedereen die lid is, ook als zij een functie dragen binnen het bestuur. Reünisten en geschorste leden (conform artikel 7 van de statuten) hebben géén stemrecht. Een lid mag niet op zichzelf stemmen of het kandidaat bestuur waar het lid bij hoort.

Lid 4: Een stemgerechtigde kan:

1. voor stemmen
2. tegen stemmen
3. blanco stemmen
4. zich onthouden van stemmen

Lid 5: Blanco stemmen worden geacht half voor, half tegen te zijn uitgebracht. Diegenen die zich onthouden van stemmen worden als niet aanwezig en/of vertegenwoordigd beschouwd tijdens de stemming.

Lid 6: Bij twee of meer gelijkwaardige voorstellen worden alle voorstellen direct na elkaar in stemming gebracht, waarbij iedere stemgerechtigde een stem uitbrengt voor één van de voorstellen. Bij de tweede (en volgende) stemmingsronde(n) vervalt het voorstel met het minst aantal stemmen. Het voorstel dat als laatste overblijft dient alsnog in stemming te worden gebracht.

Lid 7: Bij stemmen op of over personen wordt schriftelijk gestemd.

Lid 8: Bij stemmen op of over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij het bestuur of één (1) van de aanwezigen een anonieme stemming acht. Dan wordt hier schriftelijk over gestemd.

Lid 9: Ongeldige stemmen zijn stembiljetten die:

1. niet ingevuld zijn
2. Zijn ondertekend
3. Onleesbaar zijn
4. Een persoon niet duidelijk aanwijzen
5. Voor iedere verkiesbare plaats meer dan één naam bevatten
6. Meer bevatten dan een duidelijke aanwijzing van de persoon die bedoeld is

 

Artikel 13 Machtiging

Lid 1: Een lid mag één ander stemgerechtigd lid machtigen voor een algemene leden vergadering of een stemming. De machtiging is persoonsgebonden.

Lid 2: Een stemgerechtigde mag maar door één (1) persoon gemachtigd worden.

Lid 3: Een machtiging moet schriftelijk, mag via elektronische weg, ingediend worden bij de Secretaris en dient tenminste te bevatten:

1. De volledige naam van het lid
2. De volledige naam van de gemachtigde
3. Het doel van de machtiging, inclusief datum
4. Een handtekening van het lid

Lid 4: Bij de bepaling van geldigheid is het oordeel van de Secretaris leidend. 

 

Artikel 14 de uitslag

Lid 1: Een besluit, genomen tijdens een algemene ledenvergadering moet, indien het een vast karakter heeft, worden toegevoegd aan dit reglement. De algemene ledenvergadering beslist hierover. Wordt het besluit aan het reglement toegevoegd, dan dient dit te gebeuren met vermelden van datum wanneer het besluit in werking treedt.

Lid 2: Een voorstel wordt aangenomen bij volstrekte meerderheid van de stemmen. Dat wil zeggen, meer dan de helft van de stemmen van de aanwezige en/of vertegenwoordigde stemgerechtigden, tenzij anders vermeld in de statuten of het reglement.

Lid 3: Er kan gekozen worden om het percentage van de uitslag niet te noemen.

Artikel 15 inschrijven

Lid 1: Een inschrijving voor een activiteit dient schriftelijk (via elektronische weg) gedaan te worden. In uitzondering is het mogelijk een fysieke toegangsbewijzen aan te schaffen.

Lid 2: De opening (datum en tijd) van de inschrijving wordt bepaald door de commissie die de activiteit organiseert.

Lid 3: De inschrijven horen open te staan voor leden, niet leden en reünisten. Leden horen korting te krijgen op de activiteiten die financiering ontvangen vanuit de vereniging. Reünisten alleen bij de in artikel 9, lid 2 genoemde activiteiten. Niet leden krijgen geen korting.

Lid 4: De kosten voor de activiteit worden vastgesteld door de voorzitter en penningmeester van de commissie in samenspraak de penningmeester van de vereniging.

 

Artikel 16 uitschrijven

Lid 1: Een uitschrijving voor een activiteit dient schriftelijk (via elektronische weg) gedaan te worden.

Lid 2: Uitschrijven voor een activiteit kan, wanneer het een niet-meerdaagse activiteit is, tot één (1) week van tevoren. Voor meerdaagse activiteiten is dit termijn drie (3) weken voor het aanvangen van de activiteit, tenzij anders vermeld bij inschrijving. Bij het aanschaffen van een fysiek toegangsbewijs is het niet mogelijk om uit te schrijven.

Lid 3: Als het in lid 1 beschreven termijn is verlopen, zullen de kosten voor de activiteit in rekening gebracht worden en wordt er geen teruggave gedaan van de eventuele aanbetalingen.

Lid 4: Een toegangsbewijs van een activiteit kan doorverkocht worden als de commissievoorzitter hier toestemming voor geeft. Hierbij moet:

1. De koper in dezelfde categorie vallen als de verkoper.
2. Het voor dezelfde prijs verkocht worden (géén winst)
3. Het gemeld worden bij de voorzitter en penningmeester van de commissie.
4. Er geen wachtlijst zijn voor het activiteit. In dat geval hebben leden op de wachtlijst voorrang.

Artikel 17 aanstelling

Lid 1: Het financiële jaarverslag komt pas ter stemming wanneer er, na bespreking in de ALV, geen aanpassingen meer gedaan dienen te worden. Bij behoefte aan aanpassingen, kan er wel gekozen worden een gedeelte ter stemming in te brengen. De eventuele aanpassingen kunnen in een volgende (spoed) ALV ter stemming gebracht worden. Het financiële jaarverslag dient binnen zes (6) maanden na het aflopen van het boekjaar, in haar volledigheid, ingestemd te zijn. Indien het termijn niet gehaald wordt, zal het bestuur verdere (justitionele) stappen zetten.

Lid 2: De kascommissie bestaat uit tenminste twee (2) leden van de vereniging en hebben een zittingstermijn van één (1) jaar.

Lid 3: Alleen leden en ereleden mogen deel uitmaken van de kascommissie, mits:

1.  Zij geen deel uitmaken van het bestuur.
2. Zij geen deel uitmaken van de raad van advies.
3. Zij geen deel uitmaken van de raad van toezicht.
4. Voorzitter of penningmeester van een commissie zijn.

Bestuursleden mogen niet in de kascommissie het jaar nadat ze zijn afgetreden.

Lid 4: De kascommissie wordt benoemd in de algemene ledenvergadering. Voor het aannemen van de kascommissie is de absolute meerderheid van de stemmen nodig. Stemming gebeurd via de regels gesteld in artikel 6 en 7 van dit reglement.

Lid 5: De kascommissie wordt jaarlijks benoemt in de eerste algemene ledenvergadering van het jaar.

Lid 6: Een lid mag maximaal twee (2) termijnen van één (1) jaar achtereenvolgens lid zijn van de kascommissie. Na één (1) termijn commissielid af, mag het lid weer toetreden.

 

Artikel 18 taken

Lid 1: De kascommissie voert controle uit op de geldstromen, het kasboek en de penningmeester van de vereniging.

Lid 2: De kascommissie presenteert een halfjaarlijks verslag over de controle aan de algemene ledenvergadering

Lid 3: In het geval van een data lek zal de kascommissie als onafhankelijk orgaan samen met de eindverantwoordelijke, rond persoonsgegevens, optreden. Zij zullen samen kijken of het gaat om een incident of een data lek, met als doel de schade te beperken. Verdere beschrijving is te vinden in het beleid persoonsgegevens.

 

Artikel 19 bevoegdheden

Lid 1: De kascommissie heeft bevoegdheid om alle financiën van de vereniging in te zien en te controleren.

Lid 2: De kascommissie kan het bestuur adviseren tot schorsing van een lid of bestuurslid als er gegronde bewijzen zijn tot fraude en/of diefstal.

Lid 3: De kascommissie mag het bestuur verplichten een algemene ledenvergadering bijeen te roepen bij sterke aanwijzingen van fraude en/of diefstal van een bestuurder. Met het doel om dit lid te schorsen of af te zetten, de leden te informeren en verder onderzoek te doen naar deze zaak.

Artikel 20 bestuur bijdrage

Lid 1: De volgende commissies krijgen bestuur bijdrage voor haar activiteiten:

1. Actionmancom
2. @x!ecom
3. Feestcom
4. Galacom
5. Lustumcom
6. Musjecom
7. Nikcom
8. Sportcom
9. Reiscom

 

Lid 2: De grote van deze bijdrage wordt per commissie bepaalt in de jaarbegroting.

Artikel 21 overige bepaling

Lid 2: Het ‘Wist U Datjes boek’, hierna te noemen: ‘Het wudjesboek’

1: Regels:

• In het wudjesboek mag niet gestreept, gekrast, gescheurd of geknipt worden. Ook mag het wudjesboek niet op een andere (opzettelijke) manier beschadigd worden.
• Het wudjesboek wordt niet gebruikt als labjournaal of om aantekeningen in te maken.
• Het wudjesboek wordt niet gebruikt voor het bijhouden van (drank)spelletjes.
• Alles in het wudjesboek is waar.
• Het wudjesboek mag nooit, ScienceCafé Het7de verlaten. Tenzij het bestuur aan het einde van het jaar, het boek naar het archief verplaatst.
• Overtreding van de regels leidt tot het betalen van een rondje voor de aanwezige groep.
• 
  

Artikel 22 wijziging van het reglement

Lid 1: Een besluit tot wijziging van het reglement behoeft de absolute meerderheid van de uitgebrachte stemmen in de algemene ledenvergadering.

Lid 2: Een algemene ledenvergadering, waarin een beslissing wordt genomen over een wijziging van het reglement, moet tenminste twee (2) weken van tevoren schriftelijk worden aangekondigd aan de leden, met mededeling van de wijziging en dat daar een besluit tot wijziging van het reglement zal worden genomen.

Lid 3: De wijzigingen & ingangsdatum zullen schriftelijk (via elektronische weg) naar de leden gecommuniceerd worden.

 

Artikel 23

Lid 1: Wanneer dit reglement, de statuten en de wet niet voorziet, beslist het bestuur.